La réussite d'un projet repose sur une définition claire et précise des rôles et des responsabilités de chacun des acteurs. C'est précisément là que la matrice RACI intervient.

Qui fait quoi ? Qui est responsable de cette partie ?… Des questions fréquemment entendues alors que le projet est déjà lancé !

Cet outil apporte une réponse très opérationnelle pour visualiser d'un coup d'oeil la répartition des rôles.

Le nom de cette matrice est un acronyme :

• R - Responsible - il réalise
• A - Accountable - il supervise et rend des comptes
• C - Consulted - il conseille
• I - Informated - il est informé

Il s'agit des rôles attachés à un projet . Vous verrez plus loin comment les relier aux parties prenantes.

Il s’agit là de mettre la (ou les personnes) qui doit être informée (bien comme il faut), de la progression d’une tâche donnée.

On ne met pas dans cette case, toutes les personnes qui ont accès à l’information ou qui sont destinataires d’un email général.

Cette information doit être poussée et assurée par le billet d’une action définie.

Les personnes informées ne sont pas tenues de faire une action.

Dans cette case, nous mettons les personnes à consulter pour donner leur avis.

Si nous avions renseigné cette case, cela veut dire que nous sommes obligatoirement tenus de consulter ces personnes avant de prendre une décision.

Ces personnes, consultants, et contrairement aux personnes informées, sont tenus d’agir en répondant à la consultation.

Le terme français le plus adapté ici est le réalisateur (et pas le responsable).

Dans cette case, nous mettons la personne (ou les personnes), qui doit exécuter la tâche et effectuer le travail.

le « R » a donc la responsabilité de faire le travail et de mener à bien la tâche assignée avec les moyens dont il dispose.

En cas de problème, ou d’insuffisance de moyens et de ressources, le « R » doit s’adresser au « A ».

le « A » est la personne tenue responsable de la réussite ou l’échec de la tâche.

C’est lui le responsable de l’atteinte des objectifs et celui qui rend les comptes.

Le « A » est souvent le supérieur hiérarchique du « R », et il est aussi possible dans certains cas de cumuler les rôles « R » et « A ».

Cependant, il est à noter que dans le niveau le plus haut d’un projet, on ne peut avoir qu’un seul « A ».

La matrice RACI permet d’identifier clairement :

• qui sont les membres actifs du projet et les tâches qui leur incombent
• qui est l’unique décideur
• qui sont les membres qui peuvent être sollicités pour des conseils, ils peuvent avoir une expertise sans être membres opérationnels du projet
• quelle est la ou les personnes que l’on doit informer des évolutions du projet

Cette matrice permet facilement de savoir qui sont les participants et comment intervient chaque membre de l'équipe au sein du projet . Un outil de coordination et de communication particulièrement pertinent pour des projets complexes où des risques de chevauchement sont possibles. Il est parfois bien difficile de savoir qui est responsable d'une étape, d'un jalon , d'une tâche - Qui doit décider… Tout arbitrage devient alors délicat.

A noter que cet outil peut également être utilisé pour définir les rôles des acteurs dans un processus ou une activité . Un moyen bien pratique et opérationnel pour décrire ce que font les intervenants dans une organisation. Il permet, en effet, de s'assurer que toute activité possède un responsable.

Enfin, il est peut-être mis à profit pour déléguer des tâches. Chacun connait ainsi son périmètre d'action et de responsabilité.

Il s'agit de construire un tableau à double entrée avec en ligne les activités, les tâches, les actions, les jalons, les livrables , etc. et en colonne, les intervenants. Rôles et responsabilités sont renseignés dans le croisement des lignes et des colonnes.

Quelques règles doivent êtres respectées :

• Il y a toujours un et un seul A pour chaque tâche : Le A est celui qui doit rendre des comptes sur l’avancement de l’action. Celui à qui vous attribuez le « A » est pleinement responsable d’une action.
• Il y a au moins un R pour chaque action : Le ou les R réalisent l’action. Le A peut aussi jouer le rôle de R. Le A est responsable de l’organisation du travail du ou des R. Si les R ne remplissent pas leurs objectifs, le A reste responsable de la situation.
• Le ou les C sont les participants qui doivent être consultés. Sur consultation du A et des R, ils partagent leur expertise.
• Les C n’ont pas autorité. C’est le A qui décide de prendre en compte ou non l’avis des C.
• Les I sont les personnes qui doivent être informées. Elles sont classiquement indirectement impactées par le projet, comme les utilisateurs, les responsables de projets périphériques…

Voici un exemple de mise en oeuvre.

Le projet : développement d'une application web pour le marketing

1 - Dans cette phase, le marketing est responsable de l'expression de ses besoins. Il travaille en coopération avec le chef de projet en s'appuyant également sur les conseils du commercial. Le service formation est informé du besoin.

2 - Pour la rédaction du cahier des charges, la responsabilité A incombe cette fois au chef de projet. L'informatique entre dans la boucle en apportant ses conseils. Le commercial est informé.

3 - L'informatique se charge du développement de l'application sous l'autorité du chef de projet. Ce dernier tient informé le service marketing de l'avancement de l'étape.

4 - La réception est réalisée par les 2 entités ; le demandeur valide ou non l'application.

5 - le service formation entre en jeu en dispensant les apprentissages nécessaires. Ce service rend compte de la qualité de la transmission.

6 - L'informatique met l'application en production sous l'autorité du chef de projet. Le marketing fournit les dernières données de paramétrage. Le commercial est informé du déploiement de la solution.

Nul besoin de recourir à des logiciels sophistiqués, les classiques Word et Excel suffisent amplement pour construire et utiliser une matrice RACI. Néanmoins, cette fonctionnalité peut être intégrée dans les suites logicielles de gestion de projet.